Como cobrar documentos do cliente na contabilidade

Como cobrar documentos do cliente, passo a passo?

Saiba o que cada rotina precisa, peça tudo numa mensagem só com a competência, antes do prazo interno, e registre o pedido. Depois marque o que chegou e, na cobrança seguinte, peça só o que falta. O que faz a cobrança funcionar é a lista de pendentes estar sempre certa.

1. Liste o que cada rotina precisa. Para cada obrigação e processo, anote os documentos que costumam faltar: notas de entrada e saída para o DAS, folha de ponto e admissões para o eSocial, extratos para a conciliação.
2. Peça antes do prazo interno. Peça com folga em relação à data que a equipe precisa para trabalhar, não à data legal, e diga a competência: setembro/2026, não só setembro.
3. Mande uma mensagem só, com a lista. Um pedido com todos os itens, um por linha, no canal que o cliente usa. Evite mandar um pedido por documento.
4. Registre o pedido. Guarde quando, por qual canal e quem pediu. Sem isso, ninguém sabe se o cliente foi cobrado.
5. Marque o que chegou. Dê baixa em cada documento recebido para que a lista do que falta fique certa.
6. Cobre só o que falta. Na cobrança seguinte, peça apenas os documentos ainda pendentes, com a data do primeiro pedido.

Como escrever a mensagem de cobrança de documentos?

Curta, com o nome do contato, a competência, a lista dos documentos um por linha e até quando precisa. Use sempre o mesmo modelo para o cliente reconhecer o pedido. Na cobrança, repita só o que falta e diga desde quando foi pedido, sem tom de bronca.

Olá, Ana! Para fecharmos setembro/2026, precisamos de:
• Extratos bancários
• Notas fiscais de entrada
Consegue mandar até sexta? Obrigado!
Equipe Escritório Exemplo

Exemplo fictício. No Zuvo, as mensagens prontas do escritório preenchem o contato, a competência, a lista de documentos e quem pede.

Como o Zuvo ajuda a pedir documentos?

Em Pedir documentos, na ficha do cliente ou numa tarefa, a pessoa marca o que pedir: as pendências do cliente e os tipos de documento do escritório. O Zuvo monta a mensagem com o modelo do escritório e abre o WhatsApp ou o e-mail de quem atende, que revisa e envia. O pedido fica no histórico de contatos.

• Cada obrigação e modelo de processo diz quais documentos costuma pedir, e marcar a pendência já marca os documentos
• IA opcional para reescrever no tom escolhido; ela recebe só a lista, a competência e o tom, nunca nomes ou CNPJ
• O Zuvo nunca envia sozinho e não deixa pedir a quem está na lista Não contatar

Como saber quais documentos ainda faltam?

Cada documento pedido fica pendente até ser marcado como recebido. A aba Documentos da ficha abre com os Documentos pendentes, o cabeçalho mostra quantos faltam e o histórico diz, por pedido, quantos já chegaram. Cobrar pendentes abre um novo pedido já com tudo o que falta marcado.

O cliente pode mandar os documentos pelo portal?

Sim. Com o portal do cliente, quem recebe o pedido manda os arquivos na página Documentos, com a marca do escritório e sem senha. A equipe vê o que chegou, confirma o recebimento ou pede de novo com um motivo que o cliente lê, e os responsáveis recebem um aviso.

Portal do cliente para contabilidade