Gestão de tarefas para escritório contábil

Como organizar as tarefas de um escritório contábil?

Toda tarefa precisa de cliente, responsável, prazo e passo a passo. As rotinas fixas, como obrigações e fechamentos, devem nascer sozinhas a cada competência; os pedidos avulsos, com quem pediu e quando. E cada pessoa deve abrir o dia vendo só o que é dela, com o que está atrasado primeiro.

Como criar tarefas recorrentes?

No Zuvo, uma tarefa pode se repetir toda semana, todo mês ou todo ano. Cada recorrência diz se, em dia não útil, o prazo vai para o dia útil anterior ou seguinte, e a tarefa nasce alguns dias antes do prazo. As obrigações do catálogo também geram uma tarefa por cliente a cada competência.

• Mensal no dia 31 cai no último dia dos meses mais curtos
• Uma recorrência retomada não cria de uma vez as tarefas atrasadas
• Processos (abertura, alteração, admissão) geram tarefas com prazo em dias úteis e dependência entre etapas

Quem deve receber cada tarefa?

Quem cuida do cliente naquele departamento, como Fiscal ou Trabalhista. Em Nova tarefa, o Zuvo propõe essa pessoa; sem ninguém no departamento, vai para o responsável pelo atendimento do cliente. Quem não gerencia processos vê o responsável sem poder trocá-lo, e quem recebe vê quem solicitou e quando.

Vale a pena aprovar as tarefas antes de distribuir?

Depende do escritório, por isso no Zuvo a aprovação é opcional e vem desligada. Ligada, ela pode valer só para tarefas de cliente ou para toda tarefa avulsa, e quem aprova escolhe o responsável. Tarefas recorrentes, de processo e as que partem de uma tarefa pronta nunca esperam aprovação.

Como cada pessoa encontra as próprias tarefas?

Em Minhas tarefas, cada pessoa vê o que é dela e filtra por vários clientes ao mesmo tempo, inclusive as tarefas sem cliente; cada escolha sai com um clique, e as combinações mais usadas viram visões salvas no menu. Na matriz de obrigações, os filtros são por departamento, responsável e situação.

Como a gestão acompanha as tarefas da equipe?

Pelo semáforo de cada tarefa (a cumprir, concluída, atrasada) e pelos relatórios, que mostram tarefas concluídas, no prazo e atrasadas por pessoa e por departamento, e o tempo das solicitações. As notificações avisam tarefas atribuídas e prazos próximos, no navegador e no celular.

Indicadores de atendimento no escritório contábil